Với nhiều chủ doanh nghiệp hay nhà hàng, Grand opening luôn rất được coi trọng. Bởi vậy, mọi người luôn cố gắng chuẩn bị kỹ lưỡng nhất ngay từ khâu nhỏ nhất để quá trình tổ chức Grand opening không xảy ra bất kỳ sự cố nào. Nếu bạn vẫn chưa biết chính xác Grand opening là gì, cách tổ chức Grand opening và mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện này thì bài viết sẽ giúp bạn.
MỤC LỤC
Grand opening nghĩa là gì?
Cụm từ “Grand opening” xuất hiện nhiều trong cuộc sống thường ngày của chúng ta. Khi ngồi tại nhà lướt mạng xã hội hoặc đi dọc qua một con đường, bạn không khó để bắt gặp cụm từ này.
Trong tiếng Việt, Grand opening có nghĩa là ngày khai trương/buổi lễ khai trương chính thức cho một cửa hàng, showroom, nhà hàng, quán cafe,… Đây là sự kiện có ý nghĩa vô cùng to lớn và tích cực, đặt dấu mốc cho sự khởi đầu với thật nhiều thành công và may mắn.
Bên cạnh đó, tổ chức Grand opening cũng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động truyền thông của những tổ chức này. Thông qua một loạt sự kiện lớn – nhỏ liên quan đến Grand opening, tổ chức có thể tiếp cận với một lượng lớn đối tác và khách hàng để:
- Giới thiệu/quảng bá rộng rãi về sản phẩm và dịch vụ.
- “Săn lùng” những đối tác/khách hàng tiềm năng.
Xem thêm: Tổng hợp các mẫu content khai trương độc đáo thu hút khách hàng hiệu quả
Phân biệt sự khác nhau giữa Grand opening và Soft opening
Mỗi khi nhắc đến sự kiện khai trương, ngoài Grand opening thì bạn cũng sẽ được nghe về Soft opening. Nếu bạn chưa phân biệt được 2 cụm từ này hoặc vẫn nghĩ 2 cụm từ có cùng 1 ý nghĩa thì hãy “khoan, dừng khoảng chừng là 2 giây” để tham khảo thông tin sau đây.
- Grand opening: ý chỉ buổi lễ khai trương chính thức.
- Soft opening: là ngày bán thử hay chạy thử trước khi showroom, cửa hàng, quán ăn,… đi vào hoạt động chính thức. Qua ngày Soft opening, những tổ chức mới có cơ hội để kiểm tra và đánh giá lại: quy trình vận hành, chất lượng phục vụ, kỹ năng của nhân viên,… Nhờ đó sẽ có định hướng chuẩn bị tốt hơn cho ngày khai trương chính thức.
Lý do nên tổ chức Soft opening trước Grand opening là gì?
Đây chính là câu hỏi có liên quan đến việc tổ chức Grand opening được rất nhiều người đặt ra. Như đã chia sẻ trước đó, do đã được tập dượt mà bạn sẽ nhận ra những điều còn bất cập để có phương án chuẩn bị hoàn hảo hơn cả về:
- Thời gian tổ chức Grand opening.
- Danh sách khách mời trong buổi Grand opening.
- Concept trang trí và setup.
- Phân công công việc cụ thể cho đội ngũ nhân sự hỗ trợ sự kiện.
- …
Buổi khai trương thử nên được tổ chức trước buổi khai trương chính thức từ 1 – 2 tuần. Đây là khoảng thời gian lý tưởng giúp bạn không bị rơi vào thế cập rập, vội vã khi phải cùng lúc xử lý một khối lượng công việc lớn.
Mẫu kế hoạch Grand opening tiêu chuẩn bao gồm những bước nào?
Nếu bạn đang mong muốn tổ chức buổi Grand opening thành công mỹ mãn, để lại nhiều ấn tượng trong tâm trí của những người tham dự thì nhất định phải biết cách lập mẫu kế hoạch tổ chức Grand opening. Bên dưới là toàn bộ những phần quan trọng trong kế hoạch, mời bạn tham khảo nhé!
Xác định một ngày đặc biệt để tổ chức Grand opening
Ngày khai trương là một ngày vô cùng quan trọng trong kinh doanh hay làm ăn. Dù bạn hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào thì cũng phải tìm ra một ngày thật đẹp để tổ chức buổi Grand opening bởi ông cha ta quan niệm “có thờ mới có thiêng, có kiêng mới có lành”.
Bên cạnh việc chọn ngày thì bạn cũng cần chứ ý đến giờ khai trương để chắc chắn rằng thời khắc trọng đại đó có hợp với tuổi tác và vận mệnh của người chủ hay không. Xét theo góc độ tâm linh thì điều này sẽ góp phần đem lại sự may mắn và thuận lợi cho cả người chủ và doanh nghiệp, cửa hàng,…
Xác định rõ ràng địa điểm tổ chức Grand opening
Tổ chức Grand opening thì không thể nào thiếu được bước lựa chọn địa điểm. Nếu buổi khai trương không diễn ra tại công ty, nhà hàng,… của mình thì bạn nên liên hệ với những bên cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện để biết rõ cơ sở vật chất, bảng giá dịch vụ,… có phù hợp với nhu cầu bạn đưa ra hay không.
Xây dựng chủ đề phù hợp với Grand opening
Buổi lễ khai trương được tổ chức nhiều nên tình trạng bị trung nhau về chủ đề là điều rất dễ hiểu. Nếu bạn không muốn buổi lễ của mình “na ná” hay “y xì đúc” những buổi lễ khác thì hãy đầu tư nhiều chất xám để tìm ra một chủ đề thật sự ấn tượng và có điểm nhấn.
Nhờ vậy, bạn mới có thể đưa những vị khách quý của mình đi từ bất ngờ này đến bất ngờ khác và “oh wow” liên tục. Ngay cả khi buổi lễ đã khép lại thì họ vẫn nhớ rõ về những chi tiết và hoạt động dù là nhỏ nhất.
Lập danh sách khách mời tham dự Grand opening
Trong kế hoạch tổ chức lễ khai trương, lập danh sách khách mời và thiết kế mẫu thiệp mời là bước không thể thiếu. Sự hiện diện của khách mời là “chất xúc tác” giúp không khí của buổi lễ trở nên vui vẻ, nhộn nhịp hơn. Bên cạnh đó, thương hiệu của bạn cũng được quảng bá rộng rãi hơn nếu có người nổi tiếng, nhà báo,… tham dự. Vì vậy, bạn phải có trong tay danh sách khách mời chi tiết để có kế hoạch tiếp đón khách một cách chu đáo, nồng hậu nhất.
Lập kế hoạch ngân sách dùng để tri ân khách hàng
Buổi lễ Grand opening của bạn sẽ trở nên ấn tượng hơn trong tâm trí khách mời và khách hàng nếu bạn dành tặng họ những phần quà, chương trình khuyến mãi hoặc giảm giá hấp dẫn, chương trình rút thăm trúng thưởng,…. Bạn hãy đảm bảo rằng kinh phí dành cho những hoạt động này phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp, cửa hàng,…
Chuẩn bị những dụng cụ và trang thiết bị cần thiết
Nếu chưa có kinh nghiệm tổ chức Grand opening thì bạn nên “dắt túi” thêm một bước quan trọng nữa đó là liệt kê và chuẩn bị đủ những dụng cụ, trang thiết bị thiết yếu:
- Bàn ghế.
- Lều bạt.
- Nhà giàn.
- Cổng hơi.
- Màn chiếu và máy chiếu.
- Bộ cắt băng khai trương.
- Biển tên.
- Giấy bút và tài liệu.
- …
Lựa chọn hình thức truyền thông phù hợp cho sự kiện
Hiện nay, truyền thông về buổi lễ khai trương theo hình thức truyền thống vẫn được nhiều cá nhân và tổ chức lựa chọn:
- Phát tờ rơi, treo banner/băng rôn ở những vị trí xung quanh công ty, nhà hàng,…
- Đăng tin về sự kiện khai trương trên báo chí, truyền hình.
- …
Tuy nhiên, hình thức truyền thông này hiện không còn thu hút được nhiều khách hàng như trước đây. Trong thời đại 4.0, hầu hết khách hàng đều dành nhiều thời gian để lướt mạng. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng tiếp cận với nhiều khách hàng hơn bằng cách đăng tải thông tin về buổi lễ Grand opening trên:
- Những trang mạng xã hội: Facebook, TikTok, Zalo,…
- Digital marketing: website, Google Ads, KOLs,…
- …
Xây dựng kế hoạch marketing dài hơi trong tương lai
Grand opening cũng được xem như một bước khởi đầu cho chiến lược marketing lâu dài. Bởi vậy, khi chuẩn bị hoạt động truyền thông – marketing cho buổi lễ khai trương thì bạn nên chỉn chu từ những việc nhỏ nhất để tạo tiền đề vững chắc cho việc quảng bá thương hiệu và sản phẩm hoặc dịch vụ trong tương lai.
Bạn có thể tham khảo một số cách marketing tiết kiệm nhưng mang lại hiệu quả cao như:
- Đặt poster, bảng hiệu quảng cáo về sự kiện.
- Chiêu đãi món ăn dùng thử.
- Tổ chức cuộc thi.
- …
Nếu bạn muốn xây dựng sự nghiệp lâu dài với ngành marketing thì tham gia những khóa học chuyên ngành là rất quan trọng. Quá trình học tập sẽ mang đến bạn những kiến thức mới nhất về ngành, tư duy làm marketing, cách để hiểu khách hàng, kỹ năng viết nội dung hấp dẫn,… Với khóa Khóa Content Marketing Foundation A – Z của Ngáo Content, bạn chắc chắn sẽ được biết thêm nhiều điều thú vị về ngành nghề này.
Xây dựng những phương án dự phòng và quản trị rủi ro
Tổ chức sự kiện được ví như một nghề “cân não” vì rủi ro có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Nhiệm vụ của người làm sự kiện là phải căng não để xây dựng những phương án hiệu quả giúp xử lý kịp thời rủi ro phát sinh.
- Thời tiết xấu, trời quá nắng hoặc xuất hiện mưa, bão.
- Thiết bị kỹ thuật bị lỗi.
- Pháo nổ hoặc pháo sáng gây cháy nổ.
- Thực phẩm không đảm bảo chất lượng gây ra tình trạng ngộ độc.
- …
Xây dựng kế hoạch tổ chức chương trình khai trương chi tiết
Ở bước này, bạn sẽ chốt lại tất cả thông tin có liên quan đến:
- Timeline – buổi lễ diễn ra trong bao lâu?, bao gồm những hoạt động gì?,… Timeline sẽ được cụ thể hoá trong kịch bản tổng quát.
- Khách mời gồm có những ai?
- Cách trang trí không gian sự kiện như thế nào?
- …
Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị thêm 2 loại kịch bản khác cho buổi lễ Grand opening, đó là:
- Kịch bản MC với những câu từ được trau chuốt tỉ mỉ.
- Kịch bản âm thanh – kỹ thuật – trình chiếu của đội ngũ kỹ thuật.
Kế hoạch chi tiết cần được xây dựng trước thời điểm buổi lễ Grand opening diễn ra tối thiểu từ 2 – 3 tháng. Bằng cách này, bạn mới có thể chuẩn bị tốt nhất cho công tác tổ chức và hạn chế tối đa những sai sót không đáng có.
Xin cấp giấy phép tổ chức Grand opening
Thêm một bước quan trọng nữa bạn cần hoàn thành để đảm bảo buổi lễ Grand opening không bị “tuýt còi” đó chính là xin giấy phép tổ chức. Sau khi chọn được ngày đẹp để tổ chức khai trương chính thức, bạn cần nộp hồ sơ xét duyệt trước tối thiểu 30 ngày.
Bộ hồ sơ xin cấp phép tổ chức Grand opening bao gồm:
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện do doanh nghiệp, cửa hàng,… xin phép đứng tên.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (dùng bản sao).
- Hợp đồng tổ chức sự kiện đã ký kết với khách hàng nếu bạn là đơn vị tổ chức.
- Giấy uỷ quyền của khách hàng cho công ty tổ chức sự kiện xin phép.
- Hợp đồng đã ký kết với chủ địa điểm tổ chức sự kiện và bản nội dung chương trình.
- Giấy xác nhận đã đóng đầy đủ tiền tác quyền nếu trong sự kiện khai trương có thêm những tiết mục ca nhạc và văn nghệ.
- Bản ghi lời bài hát đối với chương trình có nghệ sĩ nước ngoài tham gia biểu diễn và có quy mô lớn. Ngoài ra, bạn cần nộp thêm hộ chiếu của nghệ sĩ.
- Trường hợp sự kiện có chương trình khuyến mãi hoặc rút thăm thì cần xin phép Sở Công thương.
- Nộp kèm market vé bán nếu sự kiện có bán vé.
Kết luận
Vậy là bài viết đã vừa cùng bạn tìm hiểu Grand opening là gì cũng như bí quyết để tổ chức thành công một buổi lễ Grand opening. Bạn hãy luôn nhớ rằng Grand opening đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc giúp thương hiệu khẳng định tên tuổi và gia tăng độ phủ. Bạn đừng để ngày đặc biệt xảy ra bất kỳ sự cố nào chỉ vì một chút bất cẩn nhé!
Nguồn: Ngáo Content
Có thể bạn quan tâm:
Tổng hợp các mẫu content khai trương độc đáo thu hút khách hàng hiệu quả
Giải mã phân khúc thị trường là gì và cách để phân chia thị trường
Phân tích đối thủ cạnh tranh & Bí quyết giúp bạn kinh doanh hiệu quả
