Rèn luyện kỹ năng giao tiếp thông minh trong kinh doanh

MỤC LỤC

Rèn luyện kỹ năng giao tiếp thông minh trong kinh doanh

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng quan trọng trong văn hóa ứng xử hàng ngày. Đặc biệt, trong kinh doanh, muốn đạt được hiệu quả giao tiếp đòi hỏi bạn cần rèn luyện rất nhiều.

Khái quát chung về giao tiếp trong kinh doanh

Quá trình truyền thông trong giao tiếp

“Quá trình truyền thông trong giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin giữa người phát và người nhận trong quá trình giao tiếp.”

https://ngaocontent.com/khoa-hoc-content-foundation/

Quá trình truyền thông sẽ bao gồm nhiều yếu tố khác nhau như ý tưởng, mã hóa, truyền tin, tiếp nhận thông tin, giải mã, hiểu và phản hồi. Trong quá trình truyền thông người phát muốn truyền tải thông tin thì cần mã hóa thông tin. Việc mã hóa là việc bạn sẽ chuyển những ý tưởng thành những lời nói, ký hiệu, dấu hiệu…để người tiếp nhận có thể hiểu được. Tiếp đến, người nhận thông tin sẽ giải mã thông tin nhận được và phản hồi lại với người phát. Quá trình được diễn ra liên tục theo vòng tuần hoàn.

Ví dụ cụ thể: Việc giảng viên muốn hướng dẫn sinh viên gấp con hạt. Thì với ý tưởng là gấp hạt. Người truyền đạt thông tin sẽ mã hóa thành lời nói và hành động. Tiếp đến, sinh viên sẽ tiếp nhận thông tin mã hóa thông qua các kênh như các giác quan. Từ đó, sinh viên sẽ giải mã hành động gấp hạt của giảng viên và phản hồi lại bằng việc hiểu hay không. Đó là toàn bộ quá trình truyền thông trong giao tiếp.

Hiện tượng nhiễu trong giao tiếp trong kinh doanh

Nhiễu trong giao tiếp là gì

Nhiễu là các yếu tố gây cản trở trong quá trình giao tiếp. Nhiễu nằm ở người phát, quá trình truyền đạt thông tin hay ở người nhận.

Các yếu tố gây nhiễu trong quá trình giao tiếp

Có rất nhiều yếu tố gây nhiễu trong giao tiếp. Ngáo sẽ giới thiệu đến bạn một vài yếu tố sau đây

Sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa vùng miền: Đây là một yếu tố gây nhiễu trong quá trình giao tiếp. Nếu như chun là ly uống nước với người bắc thì lại có nghĩa là dây thun đối với người miền nam.

Hoặc văn hóa tặng quà của người Pháp. Nếu bạn tặng họ món quà màu vàng thì sẽ ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp. Bởi màu vàng đối với người Pháp là sự chia ly…

Môi trường truyền thông kém: Việc bạn giao tiếp trong môi trường đầy ắp tiếng ồn sẽ là yếu tố gây nhiễu đến người tiếp nhận thông tin. Việc này ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp.
Kênh truyền thông không hiệu quả: Bạn không thể bán phân bón trên Instagram. Điều này sẽ gây cản trở quá trình truyền tải thông điệp đối với sản phẩm
Ý truyền đạt chưa rõ ràng, quá trình mã hóa bị lỗi: Khi tôi muốn nói Nhà có 2 con, vợ chồng hạnh phúc. Nhưng vì trong quá trình giao tiếp tôi lại nói Nhà có 2 con vợ, chồng hạnh phúc. Điều này đã gây nhiễu và làm cho nội dung truyền đạt bị sai lệch hoàn toàn.
Sự không tập trung trong giao tiếp: Nhiễu xuất phát từ người nhận và người nói. Nếu bạn không tập trung truyền tải thì hiệu quả truyền tải sẽ rất kém.
Vội vàng phán xét: Khi chúng ta tiếp nhận thông tin, chưa kịp suy nghĩ. Bạn đã vội phán xét toàn bộ quá trình. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả giao tiếp.
Những định kiến, thành kiến: Người ta luôn có quan niệm ” Con gái bắc thì đanh đá, con trai miền tây thì ăn chơi”. Họ đã không nhận thức được rằng những thành kiến này sẽ là yếu tố làm nhiễu quá trình giao tiếp.

Các hình thức giao tiếp trong kinh doanh

Giao tiếp trực tiếp

Giao tiếp trực tiếp là hình thức giao tiếp mặt đối mặt thông qua lời nói và phi ngôn ngữ. Ví dụ: Trò chuyện với bạn bè hàng ngày là hình thức giao tiếp trực tiếp.

Giao tiếp gián tiếp

Giao tiếp gián tiếp là hình thức giao tiếp thông qua thư tín, email, tin nhắn, gọi điện… Ví dụ viết thư quảng cáo gửi cho khách hàng để giới thiệu sản phẩm là một hình thức giao tiếp gián tiếp.

Giao tiếp phi ngôn ngữ

Giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm khoảng cách giao tiếp, tặng hoa tặng quà, ngôn ngữ cơ thể..

Nguyên tắc trong giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp trong kinh doanh phải đảm bảo 3 nguyên tắc sau đây:

Đảm bảo quyền lợi cho hai bên tham gia

Kinh doanh là việc hợp tác hai bên cùng có lợi. Kinh doanh dựa trên nguyên tắc thuận mua vừa bán. Do đó, khi giao tiếp trong kinh doanh bạn cần phải giữ được lợi ích hai bên hài hòa thì quá trình giao tiếp mới thành công được.

Tôn trọng đối phương

Giao tiếp trong kinh doanh thì việc tôn trọng đối phương là yếu tố rất quan trọng. Hãy tôn trọng đối tác, đó là cách bạn đang tôn trọng chính mình. Thái độ tôn trọng được thể hiện qua những cử chỉ, hành vi trong lúc giao tiếp, lời nói và cách bạn cư xử với nhau.

Nêu rõ mong muốn của hai bên và lắng nghe

Trong giao tiếp việc trao đổi thông tin phải được diễn ra hai chiều. Lắng nghe hết từ đầu đến cuối, không ngắt lời, chối bỏ giữa chừng, rồi mới trả lời để hiểu hết được mong muốn của khách hàng. Nếu bạn không nói ra mong muốn của mình thì đối tác của bạn sẽ không thể hiểu được bạn đang mong muốn điều gì. Tốt nhất hãy thẳng thắng bàn bạc với nhau bạn nhé.

Rèn luyện kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp kinh doanh

Kỹ năng lắng nghe là kỹ năng khá quan trọng trong giao tiếp. Mỗi ngày chúng ta dành 45% thời gian để lắng nghe.

Phân biệt giữa nghe và lắng nghe

Nghe là việc tiếp nhận thông tin một cách thụ động và không nhất thiết phải hiểu. Còn lắng nghe là việc bạn tiếp nhận thông tin một cách chủ động. Sau đó, bạn sử dụng những kinh nghiệm, kiến thức của bản thân để tiến hành phân tích những thông tin đã lắng nghe được, biến nó thành kinh nghiệm, bài học áp dụng vào đời sống.

Ví như: Bạn là nhân viên thực tập. Khi được training công việc thì thay vì chỉ nghe thì bạn nên học cách lắng nghe những gì Sếp nói. Sau đó, sử dụng kinh nghiệm vốn có của bản thân để tiến hành phân tích từng vấn đề. Từ đó, bạn sẽ đúc kết ra cách làm phù hợp với bản thân.

Kỹ năng lắng nghe là kỹ năng sống còn

Kỹ năng lắng nghe là kỹ năng sống còn bởi:

Lắng nghe thể hiện sự tôn trọng người khác. Khi người khác nhận thấy sự lắng nghe của bạn thì họ sẽ cảm thấy hạnh phúc bởi họ đang được tôn trọng. Chúng ta sẽ không thể tiếp tục trò chuyện khi lời mình nói ra không có ai chịu ngồi lắng nghe mà chỉ gật gù cho qua.
Giúp hiểu đối phương hơn. Nhờ việc lắng nghe giúp bạn có thể hiểu được đối phương muốn gì. Từ đó, bạn sẽ học được cách làm cho mối quan hệ trở nên tốt đẹp hơn.
Giúp hoàn thiện bản thân. Kỹ năng lắng nghe là kỹ năng giúp bạn có thể hoàn thiện bản thân. Việc lắng nghe và thấu hiểu giúp bạn có thể nhận ra nhiều điều và hoàn thiện bản thân ngày càng tốt hơn.

Tầm quan trọng của việc lắng nghe

Lắng nghe là kỹ năng quan trong bởi:

Trong công việc, lắng nghe không chỉ giúp bạn hiểu hơn về khách hàng, thói quen và hành vi người tiêu dùng. Từ đó đề ra các chiến thuật đảm bảo đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Mà đối với nhân viên, nếu bạn là cấp trên biết lắng nghe thì chắc chắn bạn sẽ rất được lòng nhân viên của mình. Từ đó, công việc cũng trở nên tốt đẹp hơn.
Trong cuộc sống, việc lắng nghe giúp bạn được mọi người yêu mến hơn. Con người ta có nhu cầu thể hiện hơn nhu cầu ngồi nghe. Nếu bạn biết cách lắng nghe đúng thì bạn sẽ là người bạn tri kỷ giúp bạn bè xung quanh có thể tin tưởng để tâm sự. Do đó, lắng nghe là con đường ngắn nhất giúp bạn tiến gần hơn đối với một mối quan hệ nào đó.

Cách rèn luyện kỹ năng lắng nghe tốt

Kỹ năng biểu lộ sự quan tâm: Trong giao tiếp, muốn lắng nghe tốt thì bạn cần biểu thị sự quan tâm đối với đối phương. Khi người khác đang giao tiếp thì bạn cần nhìn vào mặt đối phương, đầu hơi nghiêng về phía trước. Bên cạnh đó, hãy làm các động tác như gật đầu để đối phương biết bạn vẫn đang nghe.
Kỹ năng gợi mở: Hãy gợi mở để cuộc giao tiếp trở nên hiệu quả hơn. Khi giao tiếp bạn cần sử dụng một số câu như Tại sao, Bạn nói tiếp đi, Bạn có thể nói rõ hơn được không… Những câu hỏi gợi mở như vậy sẽ là cách giúp bạn có thể kéo dài cuộc trò chuyện trở nên thú vị hơn.
Kỹ năng phản hồi: Hãy học cách phản hồi và nêu ý kiến của bản thân. Như vậy hiệu quả giao tiếp sẽ được nâng cao

Xem thêm Những sách về ngôn ngữ cơ thể cho bạn những kỹ năng giao tiếp tốt

Rèn luyện kỹ năng giao tiếp gián tiếp trong kinh doanh

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

Đối với người gọi: Bạn cần trang bị nội dung cho cuộc gọi trước khi gọi. Bạn là người chủ động trong cuộc hội thoại. Do đó, bạn sẽ là người tắt máy khi kết thúc cuộc trò chuyện.

Đối với người nghe: Bạn đang ở thế bị động trong cuộc gọi.

Tuy nhiên, dù bạn là người gọi hay người nghe thì đều phải đảm bảo các phép lịch sự tối thiểu khi gọi điện thoại. Từ câu chữ, cho đến cách xưng hô.

Qui trình viết thư tín trong kinh doanh( qui trình 5D)

Thư tín là một dạng giao tiếp gián tiếp cực kỳ quan trọng trong giao tiếp kinh doanh. Có rất nhiều dạng thư tín như thư giới thiệu thư cảm ơn,..và mỗi loại đều có hình thức viết khác nhau. Tuy nhiên tất cả các dạng thư tín trước khi phát hành dều trải qua qui trình 5D

Qui trình 5D bao gồm 5 bước:

B1: Xác định mục đích và cách đạt mục đích

B2: Xác định người đọc là ai và bối cảnh có liên quan

B3: Viết phát thảo thư

B4: Kiểm tra phát hiện những thiếu hụt sai sót

Tự kiểm tra lỗi hoặc nhờ người khác giúp
Cho mình khoảng trống để đọc lại
Sau khi đã kiểm tra xong thì chuyển sang bước 5 và chắc chắn là không bị lỗi gì.

B5: Phát hành bức thư

Kỹ năng thương lượng của giao tiếp trong kinh doanh

Thương lượng là kỹ năng cơ bản bạn cần trau dồi trong quá trình giao tiếp để đạt được mục tiêu giao tiếp.

Thương lượng trong giao tiếp là gì

Thương lượng là quá trình giao tiếp giữa các chủ thể kinh doanh thông qua trao đổi thông tin và phải thuyết phục nhằm đạt được những thỏa thuận về những vấn đề khác biệt trong khi giữa họ có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng.